因为现在假的400电话非常普遍，所以企业在办理电话业务的之前一定要对代理商的身份进行确认。有些代理商出售的号码并不是中国境内的号码，而是国外的号码。这样企业所有的咨询电话都会出于无应答状态，或者是被不法人员拿来做别的用途。虽然说大部分的操作都可以在网络平台上完成，但是所有的流程都是需要密码的。作为企业的工作人员，要做好保密工作，不要轻易将密码泄露出去。同时企业也可以对话务量进行控制。对话务量控制可以对打入电话的顾客进行控制，减少恶意电话的数量。因为很多顾客打入电话进来并不是有购买意图的，客服在这些顾客身上花费太多的时间，就会导致真正有购买需要的顾客不能接入电话。所以控制通话时间有助于筛选企业需要的客户。
    有些企业设置的400电话是允许用户修改个人的信息的。顾客拨打这个号码肯定会留下号码显示，对于那些不想泄露自己号码的顾客来说，运用隐藏字符来隐藏自己号码的一部分是一种很好的方法。不少业务的密码更改服务也能通过拨打咨询热线完成。人工智能程度比较高的系统还可以直接指导用户进行操作，让用户在没有人工服务的情况下完成密码的更改。这样从用户的角度也不用担心自己更改的密码被别人知道了。这些小的细节都可以体现出一个公司的品质和服务的质量。
    400电话还具有语音信箱的功能。因为公司客服的工作时间有限，所以肯定不能一天24小时都在电话旁边等待着接听电话。那么在非工作时段打入的电话要如何处理呢？可以利用语音信箱。语音信箱更像是留声机的存在，将打入顾客想要咨询的内容记录下来，然后等到第二天员工上班的时候就可以听取，并回电解答。留言的时间是有一定的限制的，在一个月内是可以调出留言的，过了这一段时间，它们就会损失掉，这样在进行使用的时候，要注意时间的限制。如果公司开通了语音验证的功能，需要提前在数据库中录入验证码的相关信息，这样系统会自动进行检索。人们只需要输入一些防伪码的编号，或者是通过一些短信的形式，去进行查询，这样可以保证商品的正规性。