可以说400电话被众多的公司企业个体工商户的广泛使用的原因，人们已经逐渐认识到了它的优点，于是紧接着又有不少的企业想要使用，但是在使用之前，首先应当要做的是将它了解清楚，尤其是它的业务功能，这样就会避免以后在使用的时候出现一些问题影响公司业务，避免以后使用的时候还不了解电话的具体作用。
　　那么400电话的基本功能是什么呢？首先，它具有IVR语音导航功能。当公司的顾客遇到问题拨打公司电话的时候，就会有语音提示顾客按键，而公司则需要在之前将自动回复的语音设置好就可以了。顾客会先根据语音导航来解决自己的问题，当问题解决不了时再转向人工服务，这样不但能够使公司实现二十四小时工作的目的，而且还能够减少顾客等待人工服务的时间。使公司做到节省人力，提高工作效率的目的，而且还做到了改善公司服务质量。
　　再者，400电话还有普通的固定电话所没有的录音功能。当一个企业的电话开通，能够正常使用之后，在电话拿起的那一刻，电话已经开始自动录音了，直到通话结束。录音不会影响通话时长，而且将语音保存下来之后，会在文件中自动保存一个月。也就是说这一个月内，公司的管理者可以随时进入电话的后台，将录音文件下载下来，通过这些文件来实现对自己公司的客服人员的服务态度进行抽样检测的目的。
　　通过电话的录音功能，就可以实现监督的功能，这样一来公司的员工就会更加认真的对待客户，使自己公司客服的质量得到明显提高。而且400电话还有留言信箱的功能，当公司的客服无法接听电话时，就会有留言提醒。顾客就可以将自己想要问的问题说出来，这样当客服可以接听的时候，就会立马回拨顾客的电话进行回答。因此就不会因为一些外界因素导致自己公司的形象在顾客心中的地位下降。
　　公司的固定语音提醒，以及录音的回放等都是在400电话的后台进行的。当公司在办理之后，就会有一个后台，在这个后台，公司的管理者不仅仅可以设置电话提示音和听录音而已，还可以查询自己公司电话的各种使用信息，甚至将信息导出、打印。