大家在拨打电话的时候，会听到嘟嘟的声音，这时电话在等待接受的过程中的状态，如果等待的时间多长，会给拨打者带来一定的影响，会使他们失去耐心，可能会挂掉电话，但是在400电话中不会出现这样的情况。因为它有一个很重要的功能，来电秘书。什么是来电秘书呢？首先它是一种语音的功能。很多的时候，客户在进行拨打的时候，会听到一些导航的介绍，比如想要人工服务可以按一个指定的键，这样能够大大的增大工作的效率。
    企业的来电秘书可以自己进行设定，比如可以是一些对于自己企业的介绍，这样能够让大家在拨打的电话的过程中，在等待的时候，能够听到企业的理念，以及它的主要的经营模式，这样能够给拨打者带来一个好的印象，可以让拨打者很快的解决自己的问题。如果当所有的400电话都被占线的时候，它会进行语音的提醒，比如：您拨打的电话全忙，如果您继续等待，则按1；如果您比较着急不想等待，则可以挂机。这样的服务方式能够给用户带来很好的体验，能够让用户享受到很好的服务。
    有的400电话已经开通语音的导航的功能，能够让拨打者享受到更多的服务。有的时候如果用户处在全忙的状态，拨打者可以听到一定的提示，这些提示都是系统进行自己的提示的，对于大多数拨打者来说，是一个选择的过程。它能够给顾客提供一些选择，比如如果想要转入其他的节点，可以按2，如果不想继续等待则可以直接挂机，它的语气很诚恳，能够给客户带来很好的享受。即使没有人接收，也不会造成对企业形象的影响。
    这样的秘书服务，是给了拨打者更多的选择，能够让他们知道更多的选择的方向。如果400电话的接听者全满，这样拨打者没有人来接待的时候，避免会给他们造成受轻视的印象，所以要用比较清楚地语言向他们进行解释。对于拨打者来说，通过来电秘书，可以知道一个企业的形象如何。如果电话全满，及时的告诉拨打者，能够节省大家的时间，当客户有时间拨打的时候，可以再次拨打。它是一个企业形象的良好宣传的体现，所以公司要设置好自己的来电秘书，这样能够给客户带来较好的印象，有利于利益的收取。